Privacyreglement

Privacyreglement Pluform

1.1 Definities

1.1.1 Pluform: Een digitale beveiligde omgeving ten behoeve van het faciliteren van coach- en begeleidingstrajecten. Binnen Pluform voeren coach (begeleider) en coachee (cliënt van de coach) een online coachingsdialoog, worden opdrachten en interventies uitgevoerd en mediabestanden gedeeld.

1.1.2 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zijnde coach of coachee, (beide “betrokkene”). Als identificeerbaar worden beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

1.1.3 Verstrekken van persoonsgegevens: Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens in Pluform.

1.1.4 Verwerking van persoonsgegevens: een verwerking of een geheel van verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

1.1.5 Verwerkingsverantwoordelijke: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, zijnde de coach of begeleider die online begeleiding via Pluform aanbiedt aan zijn/haar klanten.

1.1.6 Verwerker: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zijnde: Pluform (onderdeel van eCoachPro B.V.), gevestigd te Tilburg. Postadres: Tivolistraat 50-52, 5017 HR Tilburg.

1.1.7 Coachee: De coachee (tevens klant/cliënt van de Coach) die gebruik maakt van Pluform in het begeleid worden.

1.1.8 Coach: De coach/begeleider (tevens verwerkingsverantwoordelijke) die gebruik maakt van Pluform in het begeleiden van zijn/haar coachees.

1.1.9 Organisatiemanager: De persoon die het organisatieaccount binnen Pluform beheert. Hij is in staat Coaches toe te voegen aan het account en Coachees toe te kennen aan Coaches. Organisatiemanagers zijn in staat om de profielgegevens (bijvoorbeeld naam en e-mail) van coaches en coachees te beheren. Organisatiemanagers zijn niet in staat om toegang te krijgen tot gegevens met betrekking tot de dialoog tussen coaches en coachees.

1.1.10 Betrokkene: Coachee en/of Coach

1.111 Dialoog: Een functionaliteit binnen Pluform waarin de Coachee en de Coach vrijwillig informatie delen met betrekking tot het coach- of begeleidingstraject. In de dialoog kunnen bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld, zoals (maar niet beperkt tot) fysieke gezondheidsgegevens en gegevens over psychologisch welzijn.

1.1.12 Interventie: Een functionaliteit binnen Pluform waarin de Coachee en de Coach vrijwillig informatie delen met betrekking op het coach- of begeleidingstraject. In de interventie kunnen bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld, zoals (maar niet beperkt tot) fysieke gezondheidsgegevens en gegevens over psychologisch welzijn.

1.1.13 Mediabibliotheek: Een functionaliteit binnen Pluform waarin de Coachee en de Coach vrijwillig informatie delen met betrekking op het coach- of begeleidingstraject. In de mediabibliotheek kunnen bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld, zoals (maar niet beperkt tot) fysieke gezondheidsgegevens en gegevens over psychologisch welzijn.

1.1.14 SMS-diensten: Een functionaliteit binnen Pluform waarin de Coachee en de Coach elkaar SMS-berichten kunnen sturen waarin zij vrijwillig informatie delen met betrekking op het coach- of begeleidingstraject. In de SMS-berichten kunnen bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld, zoals (maar niet beperkt tot) fysieke gezondheidsgegevens en gegevens over psychologisch welzijn.

1.1.15 Cliëntdossierpagina: Een functionaliteit binnen Pluform waarin de Coach informatie over zijn Coachee kan bijhouden, zoals sessieverslagen en het aantal aan de Coachee bestede uren. Hier kunnen bijzondere persoonsgegevens staan, zoals fysieke gezondheidsgegevens en gegevens over psychologisch welzijn.

1.2 Coachee

1.2.1 Categorieën persoonsgegevens

Er worden zowel persoonsgegevens als bijzondere persoonsgegevens verzameld binnen Pluform:

  • Gegevens met betrekking op identificatie en communicatie (e-mailadres, voor- en achternaam, geboortedatum, gender en pasfoto (optioneel), telefoonnummer, taal (NL/EN); Het invoeren van een groot deel van de gegevens is niet noodzakelijk voor het uitvoeren van de dienstverlening. De enige persoonsgegevens die verplicht zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening zijn e-mailadres, voor- en achternaam, en taal (NL/EN).
  • kwalitatieve gegevens over het begeleidingstraject binnen de Dialoog, Interventies, Mediabibliotheek, via SMS-diensten en de Cliëntdossierpagina;
  • gegevens met betrekking op activiteit binnen Pluform om de IT-processen te monitoren (Login pogingen, activiteit op Pluform (plaatsen van berichten, laatste activiteit), foutmeldingen)).

1.2.2 Doeleinden verwerking

De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens voor de Coach (Verwerkingsverantwoordelijke) zijn:

A. Het voltrekken van een online coachtraject

B. Mogelijk maken identificatie van en communicatie met zijn/haar coachee

Doeleinden van Pluform (Verwerker) ter uitvoering van de overeenkomst zijn verwerking van persoonsgegevens in het kader van het verlenen van klantenservice en het monitoren van de IT-processen.

De persoonsgegevens worden verzameld middels:

  • (1) de cliëntpagina op Pluform, waarop Coach en Coachee informatie over de Coachee kunnen invullen;
  • (2) activiteit op Pluform middels de Dialoog, Interventies, Mediabibliotheek, SMS-diensten; en
  • (3) sessieverslagen en –notities bijgehouden door Coach op de Cliëntdossierpagina. Er worden niet meer persoonsgegevens opgeslagen of bewaard dan voor deze doeleinden noodzakelijk is.

1.2.3 Grondslag van verwerking (Artikel 6 AVG)

1.2.3.1. De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is de noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene.

1.2.3.2 De grondslag voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens is dat de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens die kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt (Artikel 9 lid 2, ad E en H AVG).

1.2.3.3. De Coachee kan te allen tijden zijn rechten uitoefenen (zie 2.6) en de verwerking wijzigen of stopzetten.

1.2.4 Categorieën persoonsgegevens die door derden worden verkregen

Er zijn geen categorieën persoonsgegevens die niet door de Coach of Coachee maar door derden worden verkregen. Hiermee wordt bedoeld dat alle persoonsgegevens van Coach en Coachee bekend worden bij Pluform doordat zij zijn gedeeld door Coach en Coachee en niet zijn verkregen vanuit een andere partij.

1.2.5 Ontvangers van persoonsgegevens

1.2.5.1 Persoonsgegevens van de Coachee worden gedeeld met Coach en Coachee.

1.2.5.2. Persoonsgegevens met betrekking tot identificatie en communicatie zijn daarnaast zichtbaar voor Pluform medewerkers Klantenservice en IT.

1.2.5.3. Persoonsgegevens met betrekking tot het coachtraject (kwalitatieve informatie uit de Dialoog, Mediabibliotheek, Interventies, SMS-berichten en de Cliëntdossierpagina) zijn onderhevig aan strenge autorisatieregels en ter monitoring van de IT-processen enkel zichtbaar voor de Lijnmanager ICT-diensten binnen Pluform.

1.2.6 Rechten van de Coachee

1.2.6.1. Recht op inzage

De Coachee heeft het recht kennis te nemen van de op zijn of haar persoon betrekking hebbende persoonsgegevens en daarvan een kopie te ontvangen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij zijn Coach. Indien het naar de mening van de Coach aannemelijk is dat rechtstreekse inzage kan leiden tot schade aan de gezondheid van de Coachee, of tot onjuiste interpretatie van de opgenomen gegevens, kan hij of zij aanraden dat inzage plaatsvindt onder begeleiding van hem- of haarzelf. De Coach deelt het verzoek van de Coachee zo snel als redelijkerwijs mogelijk mee aan de Accountmanager bij Pluform, die het verzoek doorspeelt naar de IT-Administrator binnen de organisatie. De kopie van de op de Coachee betrekking hebbende persoonsgegevens wordt uiterlijk vier weken na het verzoek aan Pluform medegedeeld door de IT-Administrator aan de Verwerkingsverantwoordelijke Coach en betrokkene Coachee.

1.2.6.2 Recht op rectificatie

De Coachee kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens teneinde fouten of omissies te herstellen. Hij of zij kan dit grotendeels zelf doen door in te loggen in Pluform en gegevens aan te passen. Voor bijzondere persoonsgegevens die zijn gedeeld in de dialoog of in de Cliëntdossierpagina van de Coach, dient Coachee een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de Coach. De Coach deelt het verzoek van de Coachee zo snel als redelijkerwijs mogelijk mee aan de Accountmanager bij Pluform, die het verzoek doorspeelt naar de IT-Administrator binnen de organisatie. De rectificatie van de op de Coachee betrekking hebbende persoonsgegevens wordt uiterlijk vier weken na het verzoek aan Pluform medegedeeld door de IT-Administrator aan Coach en Coachee.

1.2.6.3 Recht op vergetelheid

De Coachee heeft te allen tijde het recht op het onverwijld doen wissen van de hem of haar betreffende persoonsgegevens. Coachees kunnen dit zelf doen door het eigen account binnen Pluform te verwijderen. Door verwijdering van het account binnen Pluform worden alle persoonsgegevens van de Coachee verwijderd uit de systemen. Coachees kunnen dit tevens doen door een schriftelijk verzoek te sturen naar de Accountmanager bij Pluform, die het verzoek doorspeelt naar de IT-Administrator binnen de organisatie. De betreffende persoonsgegevens worden vervolgens binnen 4 weken verwijderd.

1.2.6.4 Recht op beperking van de verwerking

Coachees hebben het recht op een tijdelijke beperking van de verwerking (het enkel opslaan en niet verder verwerken van gegevens) indien:

  1. De juistheid van de persoonsgegevens door Betrokkene wordt betwist;
  2. De verwerking onrechtmatig is maar de Betrokkene geen wissing van de persoonsgegevens verlangt;
  3. De Coach niet langer over de gegevens hoeft te beschikken, maar de Coachee de gegevens nodig heeft voor een juridische kwestie;
  4. De Coachee bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van de persoonsgegevens.

In het geval dat de Coachees dit recht wil uitoefenen, deelt hij of zij een schriftelijk verzoek in bij de Coach. De Coach deelt het verzoek van de Coachee zo snel als redelijkerwijs mogelijk mee aan de Accountmanager bij Pluform, die het verzoek doorspeelt naar de IT-Administrator binnen de organisatie. Het verzoek tot beperking van de verwerking wordt zo snel als redelijkerwijs mogelijk, en uiterlijk vier weken na het verzoek aan Pluform, gehonoreerd.

1.2.6.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

De Coachee heeft het recht om persoonsgegevens die binnen Pluform zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een derde over te dragen zonder daarbij door Pluform gehinderd te worden.

In het geval dat de Coachee dit recht wil uitoefenen, kan hij of zij zelf de pagina’s in Pluform opslaan op de computer of uitprinten. Alternatief kan hij of zij een schriftelijk verzoek indienen bij de Coach. De Coach deelt het verzoek van de Coachee zo snel als redelijkerwijs mogelijk mee aan de Accountmanager bij Pluform, die het verzoek doorspeelt naar de IT-Administrator binnen de organisatie. Het verzoek wordt zo snel als redelijkerwijs mogelijk, en uiterlijk vier weken na het verzoek aan Pluform, gehonoreerd.

1.2.6.6 Recht op het indienen van een klacht

Indien de Coachee van mening is dat de bepalingen van dit reglement en/of de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet worden nageleefd, heeft de Coachee het recht daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

1.2.6.7 Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Om te garanderen dat een coachee nog na het traject toegang heeft tot zijn dialoog, wat van belang kan zijn voor verwezenlijking van de doeleinden, bewaart Pluform de data tot ten hoogste twee jaar na het einde van het betreffende coachtraject (te meten aan de laatste activiteit van de coachee). Tenzij de coachee zelf zijn data heeft verwijderd (zijn recht van vergetelheid heeft uitgeoefend).

1.2.6.8 Overdracht persoonsgegevens

Overdracht van persoonsgegevens naar een andere verantwoordelijke is niet toegestaan, tenzij de Coachee hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming verleent. Hiermee bedoelen wij dat de gegevens van Coachee niet gedeeld worden met een andere Coach dan Verwerkingsverantwoordelijke.

1.2.6.9 Recht op bezwaar

De Coachee heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens.

De Coachee dient hiertoe een schriftelijk verzoek in bij zijn of haar Coach. Indien nodig neemt de Coach hierover contact op met de Accountmanager van Pluform. Pluform voert het verzoek binnen vier weken na ontvangst van het verzoek uit en deelt dit schriftelijk mee aan de Coach.

1.3 Coach

1.3.1 Categorieën persoonsgegevens

De categorieën persoonsgegevens die van de Coach worden verzameld zijn zowel persoonsgegevens als bijzondere persoonsgegevens.

  • Gegevens met betrekking op identificatie (e-mailadres, voor- en achternaam, geboortedatum, gender, pasfoto (optioneel), telefoonnummer, taal (NL/EN)) (Het invoeren van een groot deel van de gegevens is niet noodzakelijk voor het uitvoeren van de dienstverlening. De enige persoonsgegevens die verplicht zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening zijn e-mailadres, voor- en achternaam, en taal (NL/EN)).
  • kwalitatieve gegevens over het begeleidingstraject binnen de Dialoog, Interventies, Mediabibliotheek, via SMS-diensten en de Cliëntdossierpagina (alhoewel deze categorie kwalitatieve persoonsgegevens hoogstwaarschijnlijk enkel betrekking hebben op Coachee);
  • gegevens met betrekking op activiteit binnen Pluform (Login pogingen, activiteit op Pluform (plaatsen van berichten, laatste activiteit), foutmeldingen);
  • gegevens met betrekking op (marketing)communicatie tussen Pluform en Coach (mate van activiteit, mate van openen/lezen e-mails, aantal actieve cliënten, aantal inactieve cliënten, afgenomen diensten en producten, locatie;
  • gegevens met betrekking op boekhouding (adresgegevens, factuurgegevens, bankrekeningnummer, afgenomen product, datum ingang licentie).

1.3.2 Doeleinden verwerking

De hoofddoelen van de verwerking van persoonsgegevens zijn:

A. Het voltrekken van een online coachtraject

B. Mogelijk maken identificatie van en communicatie met Coach

C. Bedrijfsvoering binnen Pluform (Klantenservice, monitoring IT-processen, (financiële) administratie, facturatie).

De persoonsgegevens worden verzameld middels:

  • (1) de coachpagina op Pluform, waarop Coach informatie over zichzelf kan invullen;
  • (2) activiteit op Pluform middels de Dialoog, Interventies, Mediabibliotheek, SMS-diensten en de Cliëntdossierpagina;
  • (3) logging van de activiteit op Pluform;
  • (4) contact met de klantenservice en betalingen.

Er worden niet meer persoonsgegevens opgeslagen of bewaard dan voor deze doeleinden noodzakelijk is.

1.3.3 Grondslag van de verwerking

1.3.3.1 De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is dat verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene.

1.3.3.2 De grondslag voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens (de niet verplichte pasfoto en niet verplichte zelf gedeelde informatie in de dialoog, interventies, mediabibliotheek, SMS-diensten en Cliëntdossierpagina) is dat de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens die kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt (Artikel 9 lid 2, ad E en H AVG).

1.3.3.3 De Coach kan te allen tijde zijn rechten uitoefenen en de verwerking van persoonsgegevens wijzigen of stopzetten.

1.3.4 Ontvangers van persoonsgegevens

1.3.4.1 Persoonsgegevens van de Coach zijn niet toegankelijk voor derden, met uitzondering van de gegevens die aan subverwerkers worden verstrekt ter uitvoering van de overeenkomst tussen Pluform en Coach. Deze gegevensverstrekkingen en de rechten en plichten die hierbij komen kijken zijn vastgelegd in verwerkersovereenkomsten met elke subverwerker. Meer informatie hierover is ook te vinden in de verwerkersovereenkomst tussen Coach/Organisatie als verwerkingsverantwoordelijke en Pluform als verwerker.

1.3.4.2 Uitsluitend na de uitdrukkelijke toestemming van de Coach verkrijgen derde partijen toegang tot de in Pluform gedeelde persoonsgegevens van de Coach.

1.3.5 Rechten van de Coach

1.3.5.1 Recht op inzage

De Coach heeft het recht om kennis te nemen van de op zijn of haar persoon betrekking hebbende persoonsgegevens en daarvan een kopie te ontvangen. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de Accountmanager van Pluform. Die speelt het verzoek door naar de IT-Administrator. Binnen vier weken na het verzoek wordt het recht gehonoreerd.

1.3.5.2 Recht op rectificatie

De Coach kan verzoeken om verbetering of aanvulling van de op hem of haar betrekking hebbende persoonsgegevens teneinde fouten of omissies te herstellen. Hij of zij kan dat grotendeels zelf doen door naar de eigen profielpagina binnen Pluform te gaan. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de Accountmanager van Pluform. Die speelt het verzoek door naar de IT-administrator. Binnen vier weken na het verzoek wordt het recht gehonoreerd.

1.3.5.3 Recht op vergetelheid

De Coach heeft het recht op het onverwijld doen wissen van de hem of haar betreffende persoonsgegevens indien. Coaches kunnen dit doen door een e-mail te sturen naar de Accountmanager bij Pluform, die het verzoek doorspeelt naar de IT-Administrator binnen de organisatie. De betreffende persoonsgegevens worden vervolgens binnen 4 weken verwijderd.

1.3.5.4 Recht op beperking van de verwerking

De Coach heeft het recht op een tijdelijke beperking van de verwerking indien:

  1. De juistheid van de persoonsgegevens door Coach wordt betwist;
  2. De verwerking onrechtmatig is maar de Coach geen wissing van de persoonsgegevens verlangt;
  3. De Coach bezwaar heeft gemaakt tegen het verwerken van de persoonsgegevens.

De Coach dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de Accountmanager van Pluform. Die speelt het verzoek door naar de IT-administrator. Binnen vier weken na het verzoek wordt het recht gehonoreerd.

1.3.5.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

De Coach heef er recht op de persoonsgegevens die aan Pluform zijn verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een derde partij over te dragen zonder daarbij door Pluform gehinderd te worden.

1.3.5.6 Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, doch worden in geen geval langer dan ten hoogste twee jaar bewaard na het einde van het betreffende coachtraject.

1.3.5.7 Overdracht persoonsgegevens

Overdracht van persoonsgegevens naar een andere partij is niet toegestaan tenzij de Coach hier uitdrukkelijke toestemming voor verleent.

1.3.5.8 Recht op bezwaar

De Coach heeft te allen tijde het recht om vanwege met zijn of haar specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem of haar betreffende persoonsgegevens. Hij of zij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij Pluform. Pluform deelt haar beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk mee aan Coach.